Kaufleute für Büromanagement

Kaufleute für Büromanagement sind Allroundtalente, die in fast allen Wirtschaftsbereichen eingesetzt werden. Schwerpunkte ihrer Arbeit sind unter anderem die kaufmännische Steuerung und Kontrolle im Unternehmen. Kaufleute für Büromanagement übernehmen vielfältige Verwaltungsaufgaben. Die Koordination und Überwachung von Terminen, das Vorbereiten von Geschäftstreffen oder die Beantwortung von Kundenanfragen gehören ebenso zum Aufgabenspektrum wie die Beschaffung von Büromaterial, Zuarbeit bei einer Auftragsabwicklung oder die Organisation von Dienstreisen. Als Kaufmann*-frau für Büromanagement organisiert man Arbeitsvorgänge und gestaltet Büroprozesse. Tätigkeiten im Personalmanagement und Marketing gehören ebenso zum Berufsbild. Auch das Erstellen von Präsentationen und die Arbeit mit Tabellenprogrammen können Teil der Tätigkeit sein.

Um alle Aufgaben unter einen Hut zu bringen, bewahren Kaufleute für Büromanagement allzeit die Kontrolle, auch in stressigen Situationen.

Die Arbeit findet überwiegend im Büro statt. Einsatzgebiete sind Wirtschaftsunternehmen, die öffentliche Verwaltung, aber auch Verbände, Organisationen und Interessenvertretungen. 

Die vielfältigen Aufgaben erfordern eine selbstständige Arbeitsweise, ein gutes Zeitmanagement sowie Organisationsfähigkeiten. Diese Fähigkeiten sind auch in vielen Studienrichtungen wichtig, sodass Studienabbrecher*innen bereits Erfahrungen in der Selbstorganisation mitbringen. Die Arbeit mit Zahlen wird durch mathematische Kenntnisse aus einem bspw. wirtschaftswissenschaftlichen Studium unterstützt. Betriebswirtschaftliches Vorwissen kann auch ganz allgemein den Einstieg erleichtern. Auch ein sprachwissenschaftlicher Hintergrund ist von Vorteil, da ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen sowie Fremdsprachenkenntnisse vor allem in international agierenden Unternehmen gefordert werden.

• Organisatorische Fähigkeiten

• Eine sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

• Ausgeprägtes kaufmännisches Denken

• Ein (sehr) gutes Verständnis für Zahlen und Formeln

• Sicherer Umgang mit dem Computer

• Ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen

• Duale Berufsausbildung

• Ausbildungsdauer: 3 Jahre

• Verkürzungsmöglichkeit: Die Verkürzung der Ausbildungszeit kann in Absprache mit dem Ausbildungsbetrieb durch einen direkten Einstieg ins zweite Ausbildungsjahr oder am Ende der Ausbildung durch einen Antrag auf vorzeitige Zulassung zur Abschlussprüfung ermöglicht werden. Zuständig ist die jeweilige Kammer.

• Ausbildungsvergütung: Die Ausbildungsvergütung hängt stark davon ab, ob die Ausbildung im Handwerk oder im Bereich Industrie und Handel bzw. im Öffentlichen Dienst erfolgt

1. Ausbildungsjahr: 500 – 952 Euro (Handwerk), 976 – 1.047 Euro (Industrie), 1.018 Euro (öffentlicher Dienst)

2. Ausbildungsjahr: 565 – 995 Euro (Handwerk), 1.029 – 1.102 Euro (Industrie), 1.068 Euro (öffentlicher Dienst)

3. Ausbildungsjahr: 600 – 1.067 Euro (Handwerk), 1.102 – 1.199 Euro (Industrie), 1.114 Euro (öffentlicher Dienst)

• Berufsschule: 2 Tage pro Woche im 1. und 2. Lehrjahr, 1 Tag im 3. Lehrjahr, zuständige Berufsschulen in Leipzig sind die Arwed-Rossbach-Schule und die Gutenbergschule

• Kammerzugehörigkeit: IHK Leipzig, HWK zu Leipzig     

Arbeitszeiten: Meist klassische Bürozeiten, ca. 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr; Gleitzeit oft problemlos möglich

Arbeitsplatzsicherheit: Es bestehen gute Übernahmechancen bei entsprechendem Engagement. Da die Arbeit vielfältige Aufgabengebiete umfasst, werden Kaufleute für Büromanagement in unterschiedlichen Bereichen gesucht.

Einstiegsgehalt nach der Ausbildung: ca. 1.800 Euro bis 2.400 Euro brutto, abhängig von Region, Betriebsgröße, Aufgabenübernahme im Unternehmen, Erfahrung und Qualifikation

Entwicklungspotenzial: Während der Ausbildung kann eine Zusatzqualifikation erworben werden. Weiterbildungen durch den Ausbildungsbetrieb sind möglich. Das sind bspw. Computer-Zertifikate oder Fremdsprachennachweise. Darüber hinaus besteht nach der Ausbildung die Möglichkeit zur Fortbildung, z.B. als Fachwirt*in für Büro- und Projektorganisation oder als Betriebswirt*in für Kommunikation und Büromanagement, Fachwirt*in für Personaldienstleistung oder geprüfte*r Bilanzbuchhalter*in.

… 8:00 Uhr: Ich komme im Büro an und erledige zu Beginn kleinere Aufgaben wie das Sortieren der Ablage, das Anlegen neuer Ordner, das Vernichten überflüssiger Dokumente. Danach hole ich die Belege aus den anderen Abteilungen und bearbeite sie in Absprache mit meinem Ausbilder. Ich überprüfe Rechnungen vom Lager, kontiere, prüfe Kassenabschlüsse und pflege Urlaubsanträge im System ein.

… 9:30 Uhr: Zum ersten Mal darf ich den Zahllauf durchführen. Diese Aufgabe ist zeitaufwendig und beinhaltet das Bezahlen von Eingangsrechnungen, das Verschicken von Avisen – also Rechnungs- oder Zahlungsankündigungen, die Beachtung von Skonti, das Sortieren und das Abheften von Rechnungen. Hier ist Sorgfalt und Organisation gefragt. Bei meinen Fragen stehen mir die anderen Kolleginnen und Kollegen der Buchhaltung zur Seite. Eine andere große Aufgabe, die mehrere Stunden umfassen kann, ist der Mahnlauf, bei dem Mahnungen für überfällige Rechnungen erstellt und verschickt werden.

…12:00 Uhr: Mittagspause mit den Kolleginnen und Kollegen

…12:30 Uhr: Nach der Pause stehen die Bankbuchungen an. Ich buche Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Die Aufgabe ist komplex, ich muss mit vielen Mitarbeiterinnen – auch aus anderen Filialen – Rücksprache halten. Sehr oft telefoniere ich dafür. Gewisse Posten müssen fehlerfrei sein, so dass ich konzentriert arbeite. Hier stehen mir wieder die Kolleginnen und Kollegen aus der Buchhaltung mit Rat und Tat zur Seite.

…15:30 Uhr: Es gibt immer noch kleinere Dinge zu erledigen, wie das Sortieren der Ablage und die Buchung von Prämien. Zum Glück können diese Aufgaben auch bis zum nächsten Tag liegen bleiben.

…16:30 Uhr: Ich bin noch nicht ganz fertig mit meiner Ablage, aber mein Ausbilder schickt mich in den Feierabend. Bevor ich gehe, räume ich noch meinen Arbeitsplatz auf und ich habe mir die Aufgaben notiert, die morgen erledigt werden müssen.

Industriekaufmann*frau, Kaufleute für Groß- und Außenhandel, Verwaltungsfachangestellte*r, Steuerfachangestellte*r, Kaufleute für Marketingkommunikation, Personaldienstleistungskaufleute